Optimisez la gestion de votre temps (Assistant.e)

Cette formation elearning à destination des assistant.e.s vous donnera les clés pour mieux gérer votre temps et gagner en perfomance. Optimisez pour consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée.

144,00 € 144.0 EUR 180,00 €

150,00 €

    Cette combinaison n'existe pas.

    Objectifs de la formation

    • Auditer la gestion de son temps pour l'optimiser
    • Planifier efficacement son temps et gérer ses priorités
    • Optimiser la gestion de son temps dans le traitement des mails et des appels téléphoniques

    Public visé

    Assistante

    Durée de formation

    05h00

    Période de formation

    365 jour(s)

    Description / contenu

    Assistante : comment auditer la gestion de votre temps
    Mieux gérer son temps dans un secrétariat, c’est d’abord comprendre à quoi on le consacre pour repérer ce qu’on peut améliorer.

    • Utiliser de bons outils d'audit
    • Poser un diagnostic sur la gestion de son temps et se fixer des objectifs


    Assistante : comment optimiser la gestion de votre temps

    Pour se fixer des objectifs de progrès réalistes dans la gestion de son temps, encore faut-il connaître les grandes lois du temps qui permettent de rester pragmatique, et identifier des méthodes de travail performantes. Il n’y a alors plus qu’à décider d’agir !

    • Acquérir une discipline de travail pour gagner du temps
    • Rester pragmatique


    Planifier son temps

    Apprenez à planifier votre temps, pour en gagner ! Découvrez quand et comment planifier et apprenez à utiliser efficacement deux types de planification : hebdomadaire et quotidienne.

    • Principes et bénéfices de la planification
    • La planification hebdomadaire
    • La planification journalière


    Définir ses priorités pour mieux gérer son temps

    Lorsqu'on pense gestion du temps, on pense planning, agenda... Mais on ne peut bien organiser son temps que si l'on sait ce qu'on doit et veut en faire. Aussi, pour bien planifier, il faut commencer par savoir déterminer ses objectifs, puis définir parmi l'ensemble de ses activités celles qui sont prioritaires. Une fois ce travail fait en amont, on pourra alors planifier son temps selon des critères objectifs.

    • Hiérarchiser ses activités selon l'urgence et l'importance
    • Se fixer des objectifs pour mieux organiser ses activités


    Gérer son temps dans l'utilisation du téléphone
    On se plaint souvent d’être sans cesse dérangé par le téléphone. On passe soi-même beaucoup de temps à appeler les autres. Ainsi, le téléphone occupe une grande part de nos journées. Il peut nous empêcher de nous concentrer sur notre travail et finit par générer du stress… Et pourtant, on ne peut pas s’en passer. Aussi, il est important d’apprendre à mieux l’utiliser. À noter : cette session de formation s’adresse aux collaborateurs pour lesquels le téléphone est un moyen de communication et non l’outil de travail principal, comme c’est le cas par exemple d’une personne travaillant dans un service après-vente et chargée de répondre au téléphone. 

    • Communiquer efficacement par téléphone
    • Intégrer à votre planning le temps consacré au téléphone

    Gérer son temps dans l'utilisation du mail
    Le mail est aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé dans les entreprises. À première vue, il semble donner la possibilité de communiquer rapidement. Pourtant, on se plaint souvent de consacrer trop de temps au traitement de ses mails par rapport à ce qui est vraiment important dans notre fonction. Cependant, le mail est indispensable ! Aussi, il est important d’apprendre à gérer sa messagerie avec efficacité. À noter : cette session de formation s’adresse aux collaborateurs pour lesquels le mail est un moyen de communication et non l’outil de travail principal, ce qui est le cas par exemple d’une personne dont la fonction serait de répondre à des mails de demandes d’information. 

    • Faire le point sur votre mode de gestion des mails
    • Regrouper et planifier le temps consacré aux mails
    • Les traiter de manière méthodique et rapide 
    • Les classer et les archiver de manière à retrouver les informations nécessaires au moment voulu 
    • Optimiser votre temps et celui des autres lors de la rédaction des mails