Optimisez la gestion de votre temps (Assistant.e)

Objectifs de la formation

• Auditer la gestion de son temps pour l'optimiser
• Planifier efficacement son temps et gérer ses priorités
• Optimiser la gestion de son temps dans le traitement des mails et des appels téléphoniques

Public visé

Assistante

Durée de formation

05h00

Période de formation

365 jour(s)

Description / contenu

Assistante : comment auditer la gestion de votre temps
Mieux gérer son temps dans un secrétariat, c’est d’abord comprendre à quoi on le consacre pour repérer ce qu’on peut améliorer.

• Utiliser de bons outils d'audit
• Poser un diagnostic sur la gestion de son temps et se fixer des objectifs

Assistante : comment optimiser la gestion de votre temps

Pour se fixer des objectifs de progrès réalistes dans la gestion de son temps, encore faut-il connaître les grandes lois du temps qui permettent de rester pragmatique, et identifier des méthodes de travail performantes. Il n’y a alors plus qu’à décider d’agir !

• Acquérir une discipline de travail pour gagner du temps
• Rester pragmatique

Planifier son temps

Apprenez à planifier votre temps, pour en gagner ! Découvrez quand et comment planifier et apprenez à utiliser efficacement deux types de planification : hebdomadaire et quotidienne.

• Principes et bénéfices de la planification
• La planification hebdomadaire
• La planification journalière

Définir ses priorités pour mieux gérer son temps

Lorsqu'on pense gestion du temps, on pense planning, agenda... Mais on ne peut bien organiser son temps que si l'on sait ce qu'on doit et veut en faire. Aussi, pour bien planifier, il faut commencer par savoir déterminer ses objectifs, puis définir parmi l'ensemble de ses activités celles qui sont prioritaires. Une fois ce travail fait en amont, on pourra alors planifier son temps selon des critères objectifs.

• Hiérarchiser ses activités selon l'urgence et l'importance

• Se fixer des objectifs pour mieux organiser ses activités

Gérer son temps dans l'utilisation du téléphone
On se plaint souvent d’être sans cesse dérangé par le téléphone. On passe soi-même beaucoup de temps à appeler les autres. Ainsi, le téléphone occupe une grande part de nos journées. Il peut nous empêcher de nous concentrer sur notre travail et finit par générer du stress… Et pourtant, on ne peut pas s’en passer. Aussi, il est important d’apprendre à mieux l’utiliser. À noter : cette session de formation s’adresse aux collaborateurs pour lesquels le téléphone est un moyen de communication et non l’outil de travail principal, comme c’est le cas par exemple d’une personne travaillant dans un service après-vente et chargée de répondre au téléphone. 

• Communiquer efficacement par téléphone
• Intégrer à votre planning le temps consacré au téléphone
  
  

Gérer son temps dans l'utilisation du mail
Le mail est aujourd’hui le moyen de communication le plus utilisé dans les entreprises. À première vue, il semble donner la possibilité de communiquer rapidement. Pourtant, on se plaint souvent de consacrer trop de temps au traitement de ses mails par rapport à ce qui est vraiment important dans notre fonction. Cependant, le mail est indispensable ! Aussi, il est important d’apprendre à gérer sa messagerie avec efficacité. À noter : cette session de formation s’adresse aux collaborateurs pour lesquels le mail est un moyen de communication et non l’outil de travail principal, ce qui est le cas par exemple d’une personne dont la fonction serait de répondre à des mails de demandes d’information. 

• Faire le point sur votre mode de gestion des mails
• Regrouper et planifier le temps consacré aux mails
• Les traiter de manière méthodique et rapide 
• Les classer et les archiver de manière à retrouver les informations nécessaires au moment voulu 
• Optimiser votre temps et celui des autres lors de la rédaction des mails